প্রতিবার শুধুমাত্র একটি আলাপে অংশ নিন
অনেকে হয়ত মাল্টিট্যাস্কিং ভাল পারেন কিন্তু মানুষজন আপনার পূর্ণ মনযোগ চায়। যদি আপনি অন্য কিছু নিয়ে ব্যস্ত থাকেন তাহলে আপনি হয়ত সাফল্যের জন্য দরকারি কোন কিছু মিস করে ফেলতে পারেন। আপনি অন্য কারো সাথে যখন যেভাবেই কথা বলুন না কেন, তাকে আপনার পূর্ণ মনযোগ দিন। এতে আপনি তাকে গুরুত্ব দিচ্ছেন সেটাই প্রকাশ পাবে। তাছাড়া আপনার আলাপ সহজেই সেরে নিতে পারবেন এবং আপনি তা শেষ করে অন্য কাজে মন দিতে পারেন।
মানুষের চোখের দিকে তাকান
অনেকেই অন্যের চোখের দিকে তাকাতে ইতস্তত বোধ করে থাকে। কষ্ট হলেও চেষ্টা করুন অন্যের চোখের দিকে তাকাতে। গবেষণায় দেখা গেছে এটি করা হলে অন্যের প্রতি সম্মান প্রদর্শন করা হয়। তারপরেও অনেকের জন্য এটি সহজ বিষয় নয়। তবে একটু একটু করে অন্যের চোখের দিকে তাকালে দেখবেন তা ধীরে ধীরে সহজ হয়ে গেছে এবং তখন আপনি অন্যদেরকে তাদের চোখের দিকে তাকিয়ে আরো ভালভাবে বুঝে নিতে পারবেন।
দুটি প্রশ্ন করুন
জরুরি আলাপের উদ্দেশ্য হল তথ্য বিনিময় ও স্বচ্ছতা অর্জন করা। যদি মানুষজন একের পর এক ফ্যাক্ট আওড়াতে থাকে তাহলে ভালভাবে তথ্য বিনিময় নিশ্চিত হয় না। প্রতিটি আলাপেই চেষ্টা করুন কিছু গুরুত্বপূর্ণ ও প্রাসঙ্গিক প্রশ্ন চিহ্নিত করুন এবং আলাপ শেষ করার আগে তা জিজ্ঞেস করুন। এই অভ্যাস আপনাকে আলাপে যা বলা হচ্ছে তা নিয়ে ভাবতে উদ্বুদ্ধ করবে এবং আলাপচারিতায় দুই পক্ষের অংশগ্রহণ নিশ্চিত করবে।
কিছু হলে লিখে রাখুন
আজকাল আমাদেরকে অনেক কিছুই মনে রাখতে হয় আর আমাদের মস্তিষ্কে যেহেতু অনেক কিছুই ঘুরপাক খায়, সেজন্য মাঝে মধ্যে এটা-সেটা ভুলে যাওয়াটা অস্বাভাবিক নয়। তাই কিছু হলেই তা লিখে রাখুন। আলাপচারিতায় গুরুত্বপূর্ণ কিছু জানলে তা লিখে রাখুন, হতে পারে তা কাগজে লিখে রাখা বা মোবাইলে টুকে রাখা বা কোন অনলাইন লেখার অ্যাপ ব্যবহার করা।
পুরো ইমেইল পড়ে তারপর সেটির উত্তর দিন
অনেকেই শুধু ইমেইলের প্রথম অংশ পড়ে থাকেন। এর ফলে তাদেরকে বারবার ইমেইল দিতে হয় যাতে তারা পুরো বিষয় সম্পর্কে জানতে পারে। এতে সময়ের অপচয় হয় এবং কাজ বাড়ে। তাড়াহুড়ো না করে পুরো ইমেইল পড়ে নিন এবং সেই অনুযায়ী ইমেইলের উত্তর দিন। ইমেইল পাঠানোর সময় তা সংক্ষিপ্ত রাখুন তা না হলে প্রাপকের তা পড়তে অসুবিধা হতে পারে। তালিকা করে আপনার আইডিয়া/পয়েন্টগুলো সহজে তুলে ধরুন। যদি বলার মত অনেক কিছু থাকে, তাহলে ফোনে বা সামনা-সামনি আলাপ করে নিন।
রেসপন্স শিডিউল করুন
কখন কার সাথে যোগাযোগ করতে হবে তার একটি রুটিন করে নিন, এতে আপনার কার্যক্ষমতা বাড়বে এবং যাদের সাথে আপনার যোগাযোগ করতে হবে তাদের প্রত্যাশারও খেয়াল রাখা হবে। অন্যের সাথে যোগাযোগ করে তার সাড়া না পাওয়াটা বেশ বিরক্তিকর। তাই আপনার যোগাযোগের জন্য সময় নির্ধারণ করে নিন। হাতে সময় থাকলে ১ ঘন্টার মধ্যে মোবাইল বা ফোন মেসেজের উত্তর দিন আর ১ দিনের মধ্যে ইমেইলের উত্তর দিতে চেষ্টা করুন। সময় নির্ধারণ করে নিলে তা আপনার কাজে সুবিধা তৈরি করবে। আপনি যাদের সাথে যোগাযোগ করবেন তারাও আপনার সময়ের সাথে অভ্যস্ত হয়ে সেই অনুযায়ী আপনাকে সাড়া প্রদান করবে।
ভাল ইচ্ছা পোষণ করুন
খুদে বার্তা আর সংক্ষিপ্ত ইমেইলের দরুন আজকাল একটি মেসেজের মূল সারমর্ম বোঝা একটু কঠিন বৈকি। কেউ কেউ ইমেইলের মর্ম না বুঝে ভড়কে যেতে পারেন। মানুষজন তাদের মত করেই সবকিছু বুঝতে চায়। যদি দুই পক্ষের মধ্যে কোন বৈরিতা বিরাজ করে থাকে তাহলে বার্তার মর্ম বুঝতে ভুল হওয়াটা অপ্রত্যাশিত কিছু নয়। যেকোন সংক্ষিপ্ত যোগাযোগ করার সময় ধরে নিতে হবে যে অপর পক্ষও ভাল ধারণা পোষণ করে থাকে। যদি কোন সংশয় থাকে, তাহলে সরাসরি কথা বলে তা মিটিয়ে ফেলাই উত্তম।
ইতি টানুন
যারা দীর্ঘ যোগাযোগে অভ্যস্ত, তাদের জন্য এটা জানা জরুরি যে আলাপটি শেষ হয়েছে কিনা। যদি কেউ আপনাকে আপনার অনুরোধকৃত তথ্য জানিয়ে ইমেইল করে তাহলে আপনি যতক্ষণ না পর্যন্ত তাকে উত্তর দেবেন ততক্ষণ পর্যন্ত সে কিন্তু জানবে না যে আপনি আসলেই ইমেইলটি পেয়েছেন কিনা এবং তা আপনার মনপুত হয়েছে কিনা। যদি সে আপনার কাছ থেকে উত্তর না পায়, তাহলে সে ভাববে হয়ত ইমেইলটি আপনাকে সন্তুষ্ট করতে পারেনি। এটা ভেবে সে হয়ত আপনাকে আরো কয়েকটি ইমেইল দিয়ে বসবে, এতে সময় নষ্ট হবে এবং আপনার ইমেইল ইনবক্স ভরে উঠবে। এই অবস্থা এড়াতে সামান্য “ধন্যবাদ” বা “ইমেইল পেয়েছি” উত্তর দেওয়া বেশ কাজে দেয়। এটি না করলে তা অনলাইন যোগাযোগে ঔদ্ধত্য প্রকাশ করে থাকে।
Follow
