ভুল যোগাযোগের (কমিউনিকেশন) ফলে আপনার ব্যবসার সময় ও অর্থ দুটোই নষ্ট হয়। আপনি যা বলেছেন তা অন্যরা ঠিক মত শুনেছে কিনা তা নিয়েই এই লেখা।
আপনার প্রতিষ্ঠানে কি সবাই সবসময় সঠিক কাজটি করে? নিশ্চয় না। ভুল কাজের কারণে ব্যবসার ক্ষতি হবেই। ব্যবসায়ীদের অভিজ্ঞতার আলোকে বলা যায় যে, ভুল যোগাযোগ তখনই হয় যখন আপনি বলছেন একটা কিন্তু আপনার শ্রোতারা বুঝছে অন্যটা এবং এটা হওয়াটা অস্বাভাবিক কিছু না। এই ভুল যোগাযোগের ফলে আপনি যেমনটা চাইছেন তেমনভাবে অন্যরা কাজ নাও করতে পারে। যেমন, ধরুন আপনি একটি লিড পেয়েছেন এবং আপনার সেলস ম্যানেজারকে তাতে নজর দিতে বলেছেন, কিন্তু তিনি আপনার কথা উপেক্ষা করলেন কারণ তিনি ভেবেছেন লিডটি গুরত্বপূর্ণ নয়, এমনটি হলে একটি ভাল ক্রেতা হয়ত আপনার হাতছাড়া হয়ে যেতে পারে।
এমন ভুল যোগাযোগ যাতে না হয় এবং এই ভুল যোগাযোগের মাধ্যমে যাতে আপনার প্রতিষ্ঠানের সময় বা অর্থ নষ্ট না হয় সেজন্য এখানে ৫টি ব্যাপারের কথা বলা হলঃ
১. পরিষ্কারভাবে চিন্তা করুন
আপনি হয়ত বস, কিন্তু আপনার আইডিয়া যে সঠিক হবে এমন কোন কথা নেই। তবে অন্যরা কিন্তু সঠিক কাজটি করার জন্য আপনার উপরেই বেশিরভাগ সময়ে নির্ভর করবে। তাই গুরুত্বপূর্ণ বার্তা দেওয়ার আগে, বিশ্বস্ত কয়েকজনের সাথে তা শেয়ার করুন যারা আপনার ব্যবসা বুঝে এবং যারা এই ব্যাপারটার সাথে সরাসরি যুক্ত না। যদি তারা আপনার বার্তা বুঝতে সক্ষম হয়, তাহলে ধরে নেবেন আপনি ঠিক পথেই আছেন। যদি তারা বুঝতে না পারে, তাহলে তাদের সাথে পরামর্শ করে একটি ভাল বার্তা তৈরি করে নিতে হবে আপনাকে।
২. আপনি যা ভাবছেন ঠিক সেটাই লিখুন
সবাই কিন্তু তাদের আইডিয়াকে কথায় ভালভাবে প্রকাশ করতে পারে না। অন্যরা বুঝে না এমন শব্দের ব্যবহার বা ভুল বানানের কারণে আপনি যা বলতে চাইছেন আর আপনার প্রাপক যা বুঝছে তার মধ্যে একটি পার্থক্য হয়ে যায়। এটি পরিহার করার কয়েকটি উপায় রয়েছে। একটি হতে পারে ছোট শব্দ ব্যবহার করে একটি ইমেইল বা মেমো লেখা যা হয়ত আপনি আপনার কাংখিত শ্রোতাদের সাথে সরাসরি যোগাযোগে ব্যবহার করতে পারতেন। এছাড়াও, বার্তা দেওয়ার আগে তা পুনরায় পড়ুন ও ভুল থাকলে ঠিক করে নিন। ইমেইল পাঠানোর আগে তা অন্য কাউকে দেখিয়েও নিতে পারেন।
৩. বার্তা প্রেরণের পর প্রাপকের সাথে কথা বলুন
ধরুন আপনি ঠিকভাবে বার্তাটি লিখেছেন এবং তা ইমেইলে বা টেক্সট হিসেবে পাঠিয়ে দিয়েছেন, এর মানে কিন্তু এই নয় যে বার্তা গ্রহীতা আপনার বার্তাটা ঠিকভাবে বুঝে গেছেন। অনেক কিছুই ভুল হতে পারে। আপনি ভুল মানুষকে বার্তা পাঠাতে পারেন, বা ইন্টারনেটের সমস্যার কারণে বার্তাটি নাও প্রেরণ হতে পারে বা বার্তাটি এমন স্থানে গেল যা প্রাপকের দৃষ্টিগোচর হল না। যদি আপনার বার্তার কোন উত্তর না আসে তাহলে ধরে নিতে হবে আপনার বার্তাটি পৌঁছায়নি।
৪. নিশ্চিত করুন যে আপনি এবং বার্তা গ্রহীতা একে অন্যকে বুজতে পারছেন
সবকিছু করার পরও, যোগাযোগে গরমিল হতেই পারে। এর কারণ হল যারা আপনার ইমেইল পড়ল তারা হয়ত আপনার কথা বুঝল না বা তারা হয়ত আপনার বার্তাটি দেখল না বা তারা হয়ত আপনার কথাকে গুরুত্বপূর্ণ মনে করল না। আপনার বার্তার বিপরীত আসা উত্তরেই কিন্তু আপনি তা বুঝতে পারবেন। যদি তারা উত্তরে তারা কি করেছে তা লিখে পাঠায় এবং যদি তাদের উত্তরে আপনি সন্তুষ্ট হন তাহলে ধরে নিতে হবে যে যোগাযোগ সফল হয়েছে। এমনটা না হলে বুঝতে হবে যে কোথাও সমস্যা হয়েছে। যদি প্রাপক কোন ব্যবস্থা না নেয় বা কাজের পরিকল্পনা না জানায়, তাহলে আপনি তাকে ফোন করতে পারেন। যদি তাতেও কাজ না হয়, তখন সরাসরি সাক্ষাতের চেষ্টা করুন। এতে অপর ব্যক্তিটি আপনার আইডিয়া সম্পর্কে তার আপত্তি তুলে ধরতে পারবে এবং আপনিও সে অনুযায়ী তা ঠিক করে নিতে পারবেন।
৫. সঠিক কিছু না হওয়া পর্যন্ত ফলো আপ করুন
আজকাল মানুষজন ব্যস্তই থাকে। যদি আপনি কাউকে কিছু করার অনুরোধ করেন, তারা আগে দেখবে আপনার অনুরোধ তাদের গুরুত্বপূর্ণ কাজের সাথে কতটা সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সে অনুযায়ী তারা আপনাকে সাহায্য করতেও পারে আবার নাও করতে পারে। তবে জরুরি অবস্থায় (emergency situation) যেকোন ভাল পরিকল্পনাতেও প্রতিবন্ধকতা সৃষ্টি হতে পারে। তাই ফলাফল না আসা পর্যন্ত ফলো আপ চালিয়ে যান। তবে ফলো আপ করারও নিয়ম আছে। যদি আপনি ঘন ঘন তা করেন তাহলে হিতে বিপরীত হতে পারে, এবং যদি আপনি ভালভাবে তা করেন, তাহলে আপনার যোগাযোগ সফল হওয়ার সম্ভাবনা বেশি থাকবে।
[অনুবাদ]
Follow
